1.000 Tickets in 48 Stunden – ohne Stress
Wie das PettenDorftheater den Albtraum "Vorverkaufsstart" besiegte
Das PettenDorftheater ist ein traditionsreiches Amateurtheater im Landkreis Regensburg mit 47 Jahren Geschichte, das sich von Bauerntheater zu anspruchsvollen Stücken für ein begeistertes Stammpublikum entwickelt hat.
Das PettenDorftheater
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Für viele Amateurtheater ist der Start des Kartenvorverkaufs der stressigste Moment des Jahres. So auch beim PettenDorftheater, einem Verein mit 47-jähriger Tradition. Vorsitzender Thomas Kreissl kannte den alten Prozess nur zu gut: Ein E-Mail-Postfach, das explodiert, und ein "Wahnsinns-Arbeitsaufwand" für die manuelle Bearbeitung.
Der Albtraum: E-Mail-Verkauf und fehlende Transparenz
Früher lief alles manuell. Das Team arbeitete E-Mail-Bestellungen "nach Eingang ab". Der Nachteil: Ein "großer Aufwand in der Nachbearbeitung", keine freie Sitzplatzauswahl für die Zuschauer und null Transparenz. "Kunden [wussten] nicht, ob noch Plätze verfügbar waren", erklärt Eva Ferstl aus dem Vorstand. Für die Ehrenamtlichen bedeutete das: Mails bearbeiten, Plätze manuell zuweisen, Konten prüfen und Tickets versenden – oft bis spät in die Nacht.
„Tatsächlich hatten wir vor dem Vorverkaufsstart ... ein wenig Bauchgrimmen. Bei uns sind ... innerhalb weniger Minuten oft weit mehr als 100 Mails eingegangen.“
Die Sorge war groß: Hält ein Online-System diesem Ansturm stand, wenn alle auf einmal Karten wollen?
Die Wende: Volle Kontrolle und sofortige Liquidität
Der Wechsel zu YesTicket war strategisch: Das Theater wollte "alles selber in der Hand haben", insbesondere die Saalplanbuchung anbieten und – ganz entscheidend – "dass das Geld sofort bei uns landet". Statt auf eine Abrechnung durch externe Plattformen zu warten, wollte man die Einnahmen direkt auf dem Vereinskonto sehen.
Der Game-Changer: Der "Wahnsinnseffekt" am Tag X
Der Vorverkaufsstart um Mitternacht kam – und das "Bauchgrimmen" war umsonst. Das System hielt dem Ansturm nicht nur stand, es funktionierte reibungslos.
„Innerhalb von zwei Tagen haben wir so annähernd 1000 Karten verkauft – und das vollkommen problemlos - nahezu ohne Kundenrückfragen: diese konnten aber schnell geklärt werden.“
Thomas Kreissl nennt es den "Wahnsinnseffekt": "Sonntagabend waren wirklich nahezu 1000 Karten am Mann und der Frau und das Geld dafür auf unserem Konto ... der größte Teil der Arbeit war nach zwei Tagen getan und jeder glücklich."
Das Ergebnis: Zeitersparnis und begeistertes Feedback
Für das PettenDorftheater war die Umstellung ein voller Erfolg. Die Zuschauer schätzen die Transparenz und die Möglichkeit, ihre Plätze selbst auszuwählen, was zu einer besseren Auslastungssteuerung führt. Intern hat sich der Aufwand drastisch reduziert.
- Enorme Zeitersparnis: Der "wesentlich höhere Arbeitsaufwand" des alten Systems ist komplett weggefallen.
- Begeistertes Publikum: "Der Einblick in den Saalplan war eine sehr positive Rückmeldung vom Publikum."
- Automatisierte Community-Bindung: Die Feedback-Funktion und die automatische Newsletter-Anmeldung sorgen für "deutlich mehr Anmeldungen" und wertvolle Rückmeldungen.
Das Fazit des Vorstands: YesTicket ist ein "sehr unkompliziertes, einfaches, logisches und strukturiertes System, das wahnsinnig viel Zeit erspart."
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